Fragen und Antworten zur Zentralen Expositionsdatenbank (ZED)

Häufige fragen

Bild: DGUV

An dieser Stelle werden häufig gestellte Fragen zur Zentralen Expositionsdatenbank (ZED) in Form eines Fragen-und-Antworten-Kataloges beantwortet. Die Aussagen fußen auf geltendem Recht, teilweise sind es ausdrücklich Empfehlungen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) und der Unfallversicherungsträger. Im Zweifel sind die Aufsichtsführenden Stellen der Länderbehörden und die Präventionsdienste der Unfallversicherungsträger zurate zu ziehen, die die Unternehmen bei der Umsetzung der Verpflichtungen gemäß Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) überwachen und beraten.

Laut GefStoffV §14 Abs. (3) Nr. 3 hat der Arbeitgeber sicherzustellen, dass "ein aktualisiertes Verzeichnis über die Beschäftigten geführt wird, die Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Gefahrstoffen der Kategorie 1A oder 1B ausüben, bei denen die Gefährdungsbeurteilung nach §6 eine Gefährdung der Gesundheit oder der Sicherheit der Beschäftigten ergibt; in dem Verzeichnis ist auch die Höhe und die Dauer der Exposition anzugeben, der die Beschäftigten ausgesetzt waren". Dieses Verzeichnis wird nach der Technischen Regel für Gefahrstoffe (TRGS) 410 als Expositionsverzeichnis bezeichnet.

Hier sei nochmals betont, dass nur Gefährdungen gegenüber krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Gefahrstoffen der Kategorie 1A oder 1B betrachtet werden müssen.

Bestehen Zweifel, ob eine Gefährdung vorliegt oder nicht, spricht der Beirat der ZED sich dafür aus, eher zu dokumentieren als von einer Dokumentation abzusehen.

Die Fragen wurden in folgende Themengruppen eingeordnet:

I. Kriterien für die Aufnahme in das Expositionsverzeichnis und Zeitpunkt der Aufnahme

II. Fragen zur Aufnahme von Beschäftigten und Studierenden bei Labortätigkeitent

III. Fragen zu den zu erfassenden Daten und zum Datenschutz

IV. Fragen zur Nachgehenden Vorsorge (ODIN) und zur Gesundheitsvorsorge (GVS)

V. Fragen zur Exposition

VI. Fragen zur Änderung und Löschung von in der ZED hinterlegten Daten

VII. Fragen in Bezug auf Hilfestellungen und Übungsmöglichkeiten

VIII. Fragen zum Datenimport und -export

IX. Fragen zur Technischen Regel für Gefahrstoffe (TRGS) 410

X. Berufserkrankungen und die ZED

Viele Felder in der ZED sind mit Hilfetexten hinterlegt, die ebenfalls detaillierte Informationen zu einzelnen Aspekten enthalten.


I. Kriterien für die Aufnahme in das Expositionsverzeichnis und Zeitpunkt der Aufnahme

1. Frage: Über welche Beschäftigten muss ein Expositionsverzeichnis geführt werden?

Antwort: Wird im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung eine Gefährdung der Beschäftigten gegenüber krebserzeugenden oder keimzellmutagen Gefahrstoffen der Kategorien 1A oder 1B festgestellt, muss ein Expositionsverzeichnis über diese Beschäftigten geführt werden. Das Technische Regelwerk ist bei der Einschätzung der Gefährdung behilflich, insbesondere die Technische Regel für Gefahrstoffe (TRGS) 910 (Risikobezogenes Maßnahmenkonzept für Tätigkeiten mit krebserzeugenden Gefahrstoffen). Die TRGS 410 (Expositionsverzeichnis bei Gefährdung gegenüber krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Gefahrstoffen der Kategorien 1A oder 1B) definiert die Aufnahmekriterien für das Expositionsverzeichnis.

2. Frage: Gibt es auch Kriterien dafür, wann Beschäftigte, die Tätigkeiten mit krebserzeugenden Stoffen ausüben, nicht in das Expositionsverzeichnis aufgenommen werden müssen?

Antwort: Die TRGS 410 führt Kriterien für die Nichtaufnahme in das Expositionsverzeichnis auf. Dazu gehören z. B. Tätigkeiten mit geringen Mengen oder Tätigkeiten, bei denen Sicherheit und Gesundheitsschutz auf der Grundlage spezieller technischer Regeln sichergestellt werden. Siehe auch Frage II.2.

3. Frage: Seit wann ist über Beschäftigte ein Verzeichnis zu führen?

Antwort: Die Verpflichtung zur personenbezogenen Dokumentation von gefährdenden Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder keimzellmutagenen (KM-)Stoffen hat der Gesetzgeber bereits 2005 in der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) verankert.
Details zu den europarechtlichen Vorgaben

4. Frage: Seit wann kann das Verzeichnis in der ZED geführt werden?

Antwort: Seit Juli 2013 ermöglicht es die GefStoffV Arbeitgebenden, die Aufbewahrungspflicht des Expositionsverzeichnisses und die Aushändigungspflicht der Teile des Verzeichnisses, die die Beschäftigen betreffen, auf den Unfallversicherungsträger zu übertragen. (Für alle Unfallversicherungsträger gemeinsam ist dies in Form der ZED bei der DGUV realisiert). Es ist möglich, im Unternehmen bereits vorhandene Expositionsverzeichnisse aus der Zeit vor 2013 in die ZED aufzunehmen, um auch für diese die Aufbewahrungs- und Aushändigungspflicht auf die DGUV zu übertragen.

5. Frage: Gibt es nach § 14 GefStoffV Pflichten zur Dokumentation, Archivierung und Aushändigung bei gefährdenden Tätigkeiten mit reproduktionstoxischen (fruchtbarkeitsgefährdenden) Stoffen?

Antwort: Diese Verpflichtungen bestanden in der GefStoffV von 2005 bis Mitte November 2016. Waren in diesem Zeitraum Beschäftigte durch reproduktionstoxische (fruchtbarkeitsgefährdende) Stoffe gefährdet, fielen die jeweiligen Tätigkeiten unter die personenbezogene Dokumentationspflicht. Zudem bestand die Archivierungs- sowie die Aushändigungsverpflichtung.

Seit Mitte November 2016 braucht die gefährdende Tätigkeit mit diesen Stoffen nicht mehr dokumentiert, archiviert und an die Beschäftigten ausgehändigt zu werden. Arbeitgebende können also ihr Expositionsverzeichnis seit diesem Zeitpunkt ggf. verändert fortschreiben.

Unabhängig von den gesetzlichen Vorgaben kann aber die Dokumentation auch bei gefährdenden Tätigkeiten mit reproduktionstoxischen Stoffen weiterhin erfolgen.

II. Fragen zur Aufnahme von Beschäftigten und Studierenden bei Labortätigkeiten

1. Frage: Müssen Studierende an Hochschulen, die mit krebserzeugenden Stoffen umgehen, in ein Expositionsverzeichnis aufgenommen werden?

Antwort: Eine generelle Aufnahme von Studierenden ist nicht erforderlich. Grundsätzlich ist aber die GefStoffV auf Studierende anzuwenden. Die jeweilige Hochschule bzw. ihr Träger sind dem Arbeitgebenden und die Studierenden den Beschäftigten gleichgestellt. Demnach ist über Studierende ebenfalls ein Expositionsverzeichnis gemäß §14 Abs. (3) GefStoffV zu führen, sofern eine mehr als geringe Gefährdung durch Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Gefahrstoffen der Kategorien 1A und 1B vorliegt. Zu Labortätigkeiten siehe Frage 2.

2. Frage: Unter welchen Voraussetzungen müssen Beschäftigte und Studierende, die Tätigkeiten in Laboratorien ausüben, in ein Expositionsverzeichnis aufgenommen werden?

Antwort: Nach der TRGS 410 Nr. 4 Abs. (4) Nr. 3 ist es nicht notwendig, Beschäftigte oder Studierende in ein Expositionsverzeichnis aufzunehmen, sofern "Labortätigkeiten mit laborüblichen Mengen unter Einhaltung der Anforderungen der TRGS 526 "Laboratorien" ausgeübt werden". Die TRGS 526 definiert laborübliche Mengen für krebserzeugende und keimzellmutagene Stoffe als Einsatz von nicht mehr als 0,5 L für Flüssigkeiten bzw. als Einsatz von nicht mehr als 0,5 kg für Feststoffe (Nr. 3.3.3 Abs. (1) Nr. 2).

Nach Nr. 4 Abs. (2) der TRGS 410 besteht allerdings eine Dokumentationspflicht, wenn Tätigkeiten mit hautresorptiven krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Gefahrstoffen der Kategorie 1A oder 1B ausgeübt werden, sofern die Gefährdungsbeurteilung gemäß TRGS 401 eine Gefährdung durch Hautkontakt ergibt. Nach TRGS 401 liegt bei Hautkontakt mit eben solchen hautresorptiven krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Gefahrstoffen immer eine hohe Gefährdung vor (Nr. 4.2.3 Abs. (3) Nr. 3). Daher ist es erforderlich, Chemikalienschutzhandschuhe zu tragen.

Das Tragen von Handschuhen als Spritzschutz oder zur Vorbeugung vor ungewolltem Kontakt zieht nicht unmittelbar eine Dokumentationspflicht nach sich.

Bei unfallartigen Ereignissen muss in jedem einzelnen Fall eine mögliche Gefährdung abgeschätzt werden. Bei mehr als einer geringen Gefährdung ist eine Dokumentation in einem Expositionsverzeichnis erforderlich.

III. Fragen zu den zu erfassenden Daten und zum Datenschutz

1. Frage: Welche Beschäftigtendaten sind für die Eingabe in der ZED erforderlich?

Antwort: Entsprechend der Vorgaben aus der GefStoffV und der TRGS 410 werden in der ZED Angaben zu den Beschäftigten, dem Beschäftigungszeitraum, der Tätigkeit und der zugehörigen Exposition sowie zum Unternehmen erfasst. Details hierzu finden Sie im Datenschutzkonzept.

Zur vollständigen Dokumentation einer Exposition sind mindestens die folgenden Angaben nötig: Unternehmensname mit Anschrift, Telefonnummer, zuständiger Unfallversicherungsträger und Mitgliedsnummer. Dazu kommen Rentenversicherungs-Nr., Vor-, Nachname und Geburtsdatum der Beschäftigten, Datum des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses, Tätigkeitszeitraum und Bezeichnung des Arbeitsbereichs/der Tätigkeit mit Gefahrstoffexposition, Gefahrstoff bzw. Tätigkeit nach TRGS 906, Dauer und Häufigkeit der Exposition, Schätzwert oder Messwert zur Dokumentation der Expositionshöhe.

Da das Verzeichnis "aktualisiert" zu führen ist, sind das Ausscheiden bzw. der Neueintritt von Beschäftigten sowie wesentliche Veränderungen bei der Art, Höhe und Dauer der Exposition am Arbeitsplatz oder auch z. B. die Versetzung der Beschäftigten an einen anderen Arbeitsplatz chronologisch zu dokumentieren.

2. Frage: Wie sind Beschäftigte über die Eingabe der Daten in die ZED zu informieren?

Antwort: Unternehmen informieren ihre Beschäftigten und sind verpflichtet, deren Einwilligung zur Übertragung der Aufbewahrungs- und Aushändigungspflicht an die DGUV einzuholen (mögliches Informationsmaterial sowie ein Muster zum Einholen der Einwilligung finden Sie unter https://zed.dguv.de). Diese Einwilligung muss nicht an die DGUV weitergegeben werden, sondern verbleibt im Unternehmen.

3. Frage: Wurde das Datenschutzkonzept von der Bundesdatenschutzbeauftragten gebilligt und wo kann ich es einsehen?

Antwort: Das Datenschutzkonzept wurde der Bundesdatenschutzbeauftragten mitgeteilt und es wurden keine Einwände erhoben. Das Datenschutzkonzept kann eingesehen werden. Auf Anfrage werden auch die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM, gemäß Artikel 32 Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO) zur Verfügung gestellt.

4. Frage: Handelt es sich um eine Datenverarbeitung im Auftrag, wenn ein Unternehmen die ZED nutzt?

Antwort: Es handelt sich nicht um eine vertraglich zu regelnde Datenverarbeitung im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO. Der Unternehmer kann gemäß § 14 Abs. (4) GefStoffV die Aufbewahrungs- und Aushändigungspflicht mit Einwilligung des Beschäftigten auf die ZED übertragen. Es handelt sich somit um eine gesetzlich vorgesehene Aufgabenübernahme. Ab dem Zeitpunkt der Nutzung der ZED übernimmt die DGUV Aufbewahrung und Aushändigung in eigener Verantwortung. Der Unternehmer ist nur für den Inhalt der erfassten Daten verantwortlich – für den Datenschutz, insbesondere die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit der ZED, ist die DGUV verantwortlich.

5. Frage: Handelt es sich um eine Verarbeitung als "gemeinsame Verantwortliche"?

Antwort: Es handelt sich nicht um eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO. Es werden keine Zwecke und Mittel zur Datenverarbeitung gemeinsam festgelegt. Unternehmen und DGUV haben getrennte gesetzlich zugewiesene Pflichten und Aufgaben und bleiben jeweils getrennte Verantwortliche i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

IV. Fragen zum Organisationsdienst für nachgehende Vorsorge (ODIN) und zur Gesundheitsvorsorge (GVS)

1. Frage: Gibt es in der ZED die Möglichkeit, Beschäftigte zur nachgehenden Vorsorge (ODIN bzw. GVS) gemäß Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) zu melden? Welche Schritte sind hierzu notwendig und wo finde ich weitere Informationen zu ODIN und GVS?

Antwort: Sofern eine nachgehende Vorsorge erforderlich ist (siehe ArbMedVV), können Unternehmen nach erfolgter schriftlicher Einverständniserklärung des/der Beschäftigten die zur Weitergabe an ODIN bzw. GVS erforderlichen Daten erfassen und das entsprechende Formular in der ZED-Eingabemaske ankreuzen.

ODIN organisiert im Auftrag der beteiligten Unfallversicherungsträger nach dem Ende der Beschäftigung arbeitsmedizinische Vorsorge für Personen, die im Laufe ihres Berufslebens eine Tätigkeit mit krebserzeugenden oder keimzellmutagenen (erbgutverändernden) Stoffen und Zubereitungen ausgeübt haben.

Die GVS (Gesundheitsvorsorge – vormals ZAs) organisiert die arbeitsmedizinische Vorsorge von Personen, die während ihrer beruflichen Tätigkeit asbestfaserhaltigem oder künstlichem mineralischem Faserstaub der Kategorien 1A oder 1B (z. B. Aluminiumsilikatwolle) ausgesetzt waren oder gegenwärtig noch sind.

Über die ZED können Arbeitgeber ihren Meldeverpflichtungen nach den Bestimmungen der ArbMedVV nachkommen und ohne weitere arbeitsaufwendige Schritte Beschäftigte mit deren Einwilligung an ODIN und/oder die GVS zur Organisation der nachgehenden Vorsorge melden. Alternativ können Beschäftigte über das DGUV-Vorsorgeportal zur nachgehenden Vorsorge angemeldet werden.

Wird eine Person über die ZED zur nachgehenden Vorsorge gemeldet, erfolgt die Übermittlung der für die nachgehende Vorsorge notwendigen Daten, sobald eine Exposition mit einem für den jeweiligen Nachsorgedienst relevanten Gefahrstoff im Formularfeld Gefahrstoff erfasst wurde (die unter Nutzung des Feldes "Sonstiger Gefahrstoff" erfassten Expositionen werden nicht an die Dienste der nachgehenden Vorsorge weitergeleitet).

2. Frage: Wie finde ich weitere Informationen über die Möglichkeiten der DGUV-Vorsorge?

Antwort: Weitere Informationen zur DGUV-Vorsorge finden Sie auf der Homepage der DGUV-Vorsorge.

3. Frage: Kann ich in der ZED erkennen, für welche Stoffe eine Meldung an die nachgehende Vorsorge möglich ist?

Antwort: Ja. Sie können in der Liste der Gefahrstoffe, die in der ZED hinterlegt ist, sehen, ob eine Meldung an die nachgehende Vorsorge erfolgen kann und auch, an welchen Dienst diese Meldung erfolgt. Bitte nutzen Sie für Expositionen, die zur Weiterleitung an die Dienste der nachgehenden Vorsorge vorgesehen sind, das Formularfeld Gefahrstoff. Bei Auswahl aus dieser Liste erfolgt bei entsprechender Einstufung/Kennzeichnung des Stoffes die Weiterleitung der Informationen an ODIN bzw. GVS.

4. Frage: Wie kann ich vorgehen, wenn ich eine Exposition aus der ZED an die Dienste der nachgehenden Vorsorge weiterleiten möchte, der Stoff jedoch nicht auf der Liste der Gefahrstoffe erfasst oder dort nicht zur Weiterleitung vorgesehen ist?

Antwort: Bitte wenden Sie sich bei Stoffen mit Selbsteinstufung an ODIN oder GVS.

V. Fragen zur Exposition

1. Frage: Wie ist die Höhe der Exposition bei einzelnen Tätigkeiten von Beschäftigten zu ermitteln? Gibt es eine Messverpflichtung? Was geschieht, wenn die Expositionshöhe nicht bekannt ist?

Antwort: Es gibt nur eine Ermittlungspflicht, eine Messung ist nicht vorgeschrieben. Damit sind auch Berechnungen, Messungen von Leitkomponenten, Analogiebetrachtungen, die Zuhilfenahme von Expositionsbeschreibungen, z. B. aus Veröffentlichungen der Unfallversicherungsträger, der Länderbehörden oder der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), zur Schätzung der Expositionshöhe möglich oder auch geeignete Software zur Abschätzung wie beispielsweise der GESTIS-Stoffenmanager®.

Kann die Höhe der Exposition bei Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Stoffen der Kategorien 1A und 1B nicht ermittelt werden, so ist gemäß TRGS 410 die Tätigkeit schon aus diesem Grund dokumentationspflichtig (Nr. 4 Abs. (1) Nr. 5). In der ZED kann vermerkt werden, dass keine Ermittlung der Expositionshöhe vorliegt. In diesem Fall wird davon ausgegangen, dass eine Gefährdung nicht ausgeschlossen werden kann.

2. Frage: Ab welchem Zeitpunkt müssen gefährdende Tätigkeiten von Beschäftigten in der ZED dokumentiert werden, wenn ein krebserzeugender oder keimzellmutagener Stoff legal neu in die Kategorien1A oder 1B der Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 eingestuft wird?

Antwort: Bei bestehender Gefährdung ab dem Zeitpunkt der Legaleinstufung des Stoffes nach Kategorien 1A oder 1B oder, falls keine Legaleinstufung vorliegt, nach Übermittlung einer entsprechenden Einstufung durch den Lieferanten des Stoffes oder Produktes im Sicherheitsdatenblatt.

3. Frage: Kann man auch vorsorglich Expositionen gegenüber Verdachtsstoffen (Kategorie 2) erfassen?

Antwort: Ja. Diese Stoffe sind jedoch in der Regel nicht in der Gefahrstoff-Auswahlliste der ZED hinterlegt. Bitte nutzen Sie für diese Angabe das Freitextfeld "Sonstiger Gefahrstoff". Bei Nutzung des Freitextfeldes muss der Gefahrstoff mit eindeutiger chemischer Bezeichnung und geeignetem Produktidentifikator, wie z. B. der CAS-Nummer, aufgeführt werden.

4. Frage: Ich möchte Tätigkeiten mit einem Gefahrstoff erfassen, der nicht in der Liste hinterlegt ist. Warum ist der Stoff in der Liste nicht aufgeführt? Wie gehe ich vor?

Antwort: Die in der ZED hinterlegte Gefahrstoff-Auswahlliste enthält legal eingestufte krebserzeugende, keimzellmutagene und z. T. auch reproduktionstoxische (fruchtbarkeits-gefährdende) Gefahrstoffe der Kategorien 1A und 1B sowie Tätigkeiten, die in der TRGS 906 aufgeführt sind. Reine Herstellereinstufungen sind nicht erfasst. Bitte nutzen Sie für Ihre Angabe das Freitextfeld "Sonstiger Gefahrstoff". Bei Nutzung des Freitextfeldes muss der Gefahrstoff mit eindeutiger chemischer Bezeichnung und geeignetem Produktidentifikator, wie z. B. der CAS-Nummer, aufgeführt werden. Bitte beachten Sie, dass Eintragungen in das Feld "Sonstiger Gefahrstoff" bei einer möglichen Übermittlung von Daten an die nachgehende Vorsorge unberücksichtigt bleiben (siehe auch IV. Fragen zum Organisationsdienst für nachgehende Vorsorge (ODIN) und zur Gesundheitsvorsorge (GVS)).

5. Frage: Müssen durch reproduktionstoxische (fruchtbarkeitsgefährdende) Stoffe gefährdete Beschäftigte in der ZED dokumentiert werden? Was geschieht im Falle einer Schwangerschaft, wenn Beschäftigte mit KMR-Stoffen arbeiten?

Antwort: Entsprechend der GefStoffV mussten auch Beschäftigte, die zwischen 2005 und November 2016 durch Exposition gegenüber reproduktionstoxischen (fruchtbarkeitsgefährdenden) Stoffen gefährdet waren, in das Verzeichnis aufgenommen werden. Seit Mitte November 2016 muss die gefährdende Tätigkeit mit diesen Stoffen nicht mehr dokumentiert, archiviert und ausgehändigt werden. Arbeitgebende können demnach ihr Expositionsverzeichnis seit diesem Zeitpunkt ggf. verändert fortschreiben.

Unabhängig von den gesetzlichen Vorgaben kann aber die Dokumentation auch bei gefährdenden Tätigkeiten mit reproduktionstoxischen Stoffen weiterhin erfolgen.

Im Fall einer Schwangerschaft greifen Beschäftigungsverbote für alle Tätigkeiten mit KMR-Stoffen.

6. Frage: Wenn eine Exposition gegenüber Gemischen vorliegt, muss dann die Exposition gegenüber jedem Einzelstoff dokumentiert werden?

Antwort: Ist das Gemisch nicht als solches eingestuft und in der ZED nicht in der hinterlegten Gefahrstoffliste vorgegeben, ist bei einer Gefährdung die Dokumentation der Einzelsubstanzen notwendig. Zusätzlich kann eine Beschreibung im Feld "Stoff-Gemische" erfolgen. Im Falle von Schweißrauch können beispielsweise Chrom(VI)-Verbindungen oder Nickeloxide als krebserzeugende Gefahrstoffe auftreten. Die in der ZED hinterlegten Listen sehen Schweißrauche (sowohl u. a. mit Chrom(VI)-Verbindungen als auch u. a. mit Nickeloxiden) zur Auswahl vor.

Für Tätigkeiten oder Verfahren, die nach TRGS 906 als krebserzeugend eingestuft worden sind (wie z. B. "Tätigkeiten oder Verfahren, bei denen Beschäftigte in Bereichen arbeiten, in denen Dieselmotoremissionen freigesetzt werden"), sind in der ZED die entsprechenden Begriffe in der hinterlegten Gefahrstoffliste auswählbar.

7. Frage: Müssen auch Expositionen gegenüber Gefahrstoffen, die erst im Arbeitsprozess entstehen oder freigesetzt werden, dokumentiert werden?

Antwort: Ja, wenn mehr als eine geringe Gefährdung besteht.

8. Frage: Kann ich in der ZED erkennen, welche Einstufung ein in der ZED hinterlegter Gefahrstoff hat?

Antwort: Ja. Sie können in der Liste der Gefahrstoffe, die in der ZED hinterlegt ist, sehen, wie die einzelnen Gefahrstoffe eingestuft sind.

VI. Fragen zur Änderung und Löschung von in der ZED hinterlegten Daten

1. Frage: Können Unternehmen eigene Daten in der ZED verändern oder löschen?

Antwort: Die Unternehmen sind für den Inhalt und die Qualität der dokumentierten Daten selbst verantwortlich. Änderungen von in der ZED erfassten Daten können grundsätzlich nur die Unternehmen vornehmen, die die Daten erfasst haben. Änderungen werden durch die ZED protokolliert. Die jeweils aktuellste Protokollierung wird dem Nutzer der ZED angezeigt.

2. Frage: Kann ein Unternehmen die Teilnahme an der ZED beenden? Was passiert mit den bereits dokumentierten Daten?

Antwort: Unternehmen können jederzeit aus der Nutzung der ZED ausscheiden und das Verzeichnis gemäß GefStoffV im eigenen Haus weiterführen. Aus Gründen der Rechtssicherheit wird empfohlen, die bis zu diesem Zeitpunkt in der ZED gespeicherten Daten in der ZED zu belassen.

3. Frage: Wenn Beschäftigte ihre Einwilligung zur Archivierung ihrer Expositionsdaten in der ZED sowie deren Aushändigung über die DGUV zu einem späteren Zeitpunkt widerrufen, was passiert dann mit den dort bereits vorliegenden Daten?

Antwort: Widerrufen Beschäftigte ihre Einwilligung zur Archivierung und Aushändigung ihrer in der ZED hinterlegten Expositionsdaten, hat das Unternehmen das Verzeichnis für diese Personen gemäß GefStoffV selbst zu führen. Der Widerruf hat grundsätzlich "ex nunc"-Wirkung, d. h., die bis zu diesem Zeitpunkt in der ZED gespeicherten Daten verbleiben in der ZED. Das Unternehmen kann jedoch entscheiden, das Verzeichnis rückwirkend im eigenen Haus zu führen und die Daten der die Einwilligung widerrufenden Person in der ZED zu löschen.

VII. Fragen in Bezug auf Hilfestellungen und Übungsmöglichkeiten

1. Frage: Können die Eingabe von Beschäftigtendaten und die verschiedenen Funktionen der ZED vorab getestet werden?

Antwort: Ja. Neben der Datenbank für ausschließlich verbindliche Daten steht eine Testversion zur Verfügung. Hier erhalten Interessierte einen Einblick in die Funktionsweise und die verschiedenen Anwendungen der ZED. Die erfassten Daten dürfen nur fiktiv sein und können später nicht in die Datenbank für die verbindlichen Daten übertragen werden.

2. Frage: Gibt es eine Anleitung zur Datenerfassung in der ZED?

Antwort: Ja. Eine Kurzanleitung (PDF, 42 kB) befindet sich auf der ZED-Startseite und auf der Seite Downloads und Dokumente.

VIII. Fragen zum Datenimport und -export

1. Frage: Gibt es die Möglichkeit, bereits bestehende unternehmenseigene Datenbanken in die ZED zu importieren und wenn ja, wie funktioniert das?

Antwort: Ja. Seit Ende 2016 besteht die Möglichkeit, Daten über eine Excel-Tabelle (XLSX, 1,0 MB) in die ZED zu importieren. Die Anleitungen zum Befüllen der Tabelle (PDF, 146 kB) und zum Upload (PDF, 44 kB) können heruntergeladen werden.

2. Frage: Gibt es die Möglichkeit, Daten aus der ZED zu exportieren?

Antwort: Ja. Seit April 2020 besteht die Möglichkeit, Daten, die in der ZED hinterlegt sind, in eine Excel-Tabelle zu exportieren. Diese Excel-Tabelle kann auch wieder zum Import (siehe 1. Frage) genutzt werden.

IX. Fragen zur Technischen Regel für Gefahrstoffe (TRGS) 410

1. Frage: Wenn Handschuhe oder "Atemschutz" allein aus Hygienegründen getragen werden, ist dann ein Eintrag in ein Expositionsverzeichnis erforderlich?

Antwort: Nein. Das Tragen von Handschuhen oder chirurgischen Masken allein aus Hygienegründen zieht keine Dokumentationsverpflichtung nach sich.

Wenn allerdings die Verwendung Persönlicher Schutzausrüstung (PSA), z. B. von Chemikalienschutzhandschuhen oder Atemschutz, bei Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Gefahrstoffen der Kategorie 1A oder 1B aufgrund einer mehr als geringen Gefährdung notwendig ist, ist eine Dokumentation verpflichtend (TRGS 410 Nr. 4 Abs. (1) und (2)).

2. Frage: Ich habe Schwierigkeiten abzuschätzen, wann ich es mit einer gefährdenden Tätigkeit zu tun habe bzw. wann ich aufgrund einer als gering einzustufenden Gefährdung auf eine Dokumentation verzichten kann. Wie gehe ich vor?

Antwort: Diese Entscheidung kann nur das Unternehmen auf der Grundlage der Gefährdungsbeurteilung treffen. Die TRGS 410 macht Aussagen darüber, wann von einer Gefährdung auszugehen ist und wann möglicherweise nicht. Bei den Unfallversicherungsträgern sind zudem Handreichungen in Arbeit, die bei dieser Einschätzung helfen können. Bitte wenden Sie sich mit verbleibenden Fragen an Ihren Unfallversicherungsträger. Hier finden sie eine Kontaktmöglichkeit zu Ihrem Unfallversicherungsträger.

X. Berufserkrankungen und die ZED

1. Frage: Wird eine Berufserkrankung automatisch anerkannt, wenn Daten in die ZED eingetragen wurden?

Antwort: Nein. Das Expositionsverzeichnis, egal ob im Unternehmen oder unter Nutzung der ZED geführt, weist lediglich nach, welchen Stoffen in welcher Höhe Beschäftigte während ihrer Arbeit ausgesetzt sind bzw. waren. Das Expositionsverzeichnis dient also der Beweissicherung und kann in einem Berufskrankheiten-Anerkennungsverfahren herangezogen werden. Ob die Ursache einer Erkrankung in der Exposition am Arbeitsplatz liegt, wird in jedem Fall individuell entschieden.

 

Stand: Juni 2021

Abkürzungsverzeichnis

  • ArbMedVV: Verordnung zur Arbeitsmedizinischen Vorsorge
  • DGUV: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung
  • GefStoffV: Gefahrstoffverordnung
  • GVS: Gesundheitsvorsorge
  • KMR-Stoffe: krebserzeugende, keimzellmutagene und fruchtbarkeitsgefährdende Stoffe
  • ODIN: Organisationsdienst für nachgehende Untersuchungen
  • TRGS: Technische Regeln für Gefahrstoffe